Regelbundna kontroller

Regelbundna kontroller och tydliga rutiner kan minimera kostnaderna. Genom att du som är ansvarig vet vad som ska göras i en viss situation, till exempel vid en vattenskada, kan problemen oftast begränsas och oväntade kostnader undvikas. Regelbunden genomgång av fastigheten ger bättre framförhållning vad gäller stora och oundvikliga kostnader, till exempel vid stambyte eller ombyggnation av ventilationssystem. Detta kan vara extra viktigt för ett litet bostadsföretag eller en bostadsrättsförening med begränsad
budget.

Dokumentation underlättar

En väl genomtänkt dokumentation underlättar bedömningar av slitage och de risker som följer med fastigheten. Dokumentation underlättar också upplärning av nyanställda och säkerställer att kunskapen stannar i verksamheten. Dokumentationen är en bra hjälp för att kunna visa att man efterlever de krav som ställs från myndigheter.

Vägledning i ditt arbete med egenkontroll

Här presenteras ett antal frågor om vad du som fastighetsägare bör tänka på och som kan vara en hjälp på vägen för införande av en egenkontroll.

• Känner vi till vilka miljöregler som gäller för vår verksamhet? Gäller det alla berörda inom verksamheten?
• Vem är ansvarig för att nödvändiga miljö- och hälsoskyddsåtgärder vidtas? Vem är ansvarig för rutiner, instruktioner och dokumentation? Vem ansvarar för uppdatering av
  egenkontrollen?
• Hur dokumenterar vi vår verksamhet? Vilka rutiner finns för dokumentation?
• Räcker våra kunskaper för att följa gällande bestämmelser? Vilken kompetens finns i verksamheten? Inom vilka sakområden behöver vi förstärka eller ta in kompetens? Hur gör vi det?
• Hur gör vi när det kommer in synpunkter eller klagomål på fastighetens bostäder, skötsel eller annat? Följer vi upp inkomna klagomål? För vi någon statistik över hur många och vilka olika typer av klagomål som kommer in?
• För vilken utrustning har vi respektive saknar vi tillräckliga skötsel och driftfunktioner? Kontrollerar vi att utrustningen hålls i gott skick?
• Vilka rutiner finns vid eventuella driftstörningar eller olyckshändelser? Vem kontaktas? Hur följer vi upp sådana händelser för att förebygga att de inträffar igen?
• Hur påverkar vår verksamhet omgivningen och de boende i våra och närliggande fastigheter? Vilka störningar kan uppstå?
• Vilka rutiner finns för regelbunden kontroll av verksamhetens påverkan på människor och miljö? Är de tillräckliga?
• Medför vår verksamhet några risker? Görs någon regelbunden riskinventering?
• Hur kan vi förebygga att dessa risker inträffar? Vilka rutiner har vi för hur vi ska gå tillväga när ett visst problem uppstår?
• Vilka verksamheter finns i vår fastighet? Hur upprättas avtal med dessa verksamhetsutövare? Vilka risker och vilken påverkan på människors hälsa och miljö kan dessa verksamheter medföra?
• Hur kan vi visa för våra boende, allmänheten och tillsynsmyndigheten att vi har en bra egenkontroll över verksamheten?

Exempel på områden som du som
fastighetsägare bör ha koll på

Det finns många områden som du bör ha kontroll över, men någon generell sammanställning över vilka dessa områden är kan vara
svårt att göra, eftersom det varierar från fastighet till fastighet. Nedan preciseras ett antal av de vanligaste, men det är ditt ansvar
som fastighetsägare att undersöka om det finns något annat i verksamheten som kan innebära risker för människors hälsa och miljö.

• Fukt och mögel
• Legionella/vattentemperatur
• Buller
• Radon
• Ventilation
• Inomhustemperatur och drag
• Avfall
• Skadedjur
• Energianvändning
• Kemikalier
• Cistern
• PCB, asbest etc.
• Köldmedier

God dialog

Något som faller utanför den lagstadgade egenkontrollen, men som kan vara minst lika viktigt för att förebygga och lösa många problem, är dialogen med de boende. Genom tydlig information och god kommunikation kan de boende förstå fastighetsägarens agerande i olika situationer och känna att deras problem tas på allvar.

Mer information

Du kan läsa mer om egenkontroll på bland annat Folkhälsomyndighetens, Fastighetsägarnas och Svenskt näringslivs hemsidor.