Steg 1: Budget och strategisk planering

Trend- och omvärldsanalysen är startskottet för budget och strategisk planering. Trend- och omvärldsanalysen ger inspel till frågan: Hur möter vi möjligheter och utmaningar från vår omvärld på väg mot Vision Karlskrona 2030?

Utgångspunkten är globala trender som drivkraft för de kommunala trenderna som mer direkt påverkar Karlskrona kommun. Budget och strategisk planering definierar, pekar ut och prioriterar de stora utmaningarna på en övergripande nivå. Kommunens nämnder och styrelser tar sen del av analysen för att arbeta vidare med sin verksamhetsplanering.

Steg 2: Planering av verksamheten

Planering av verksamheten utgår från budget och strategisk plan samt invånarnas behov där verksamheten beskriver prioriterade utmaningar i sin verksamhetsplan. Fokus ligger på att förstå och tydligt beskriva utmaningarna, inte på att ta fram lösningar. 

Steg 3: Utveckling av verksamheten

Utveckling av verksamheten påbörjas när verksamhetsplanerna är beslutade. Nu är det dags att ta sig an de prioriterade utmaningarna, gå igenom idéer och konkretisera lösningar med stöd av tjänstedesignmetodiken.

Tjänstedesign erbjuder en struktur och metoder som används under arbetet, grundläggande delar är att jobba användarcentrerat, utforskande och att hela tiden se till helhetsupplevelsen. Ett alternativ kan vara en innovationsupphandling. Då beskriver vi behovet och låter sen privata aktörer komma upp med lösningar presenteras enligt en beskriven modell.

Förvaltningarnas utvecklingsinitiativ koordineras genom en kommunövergripande portföljstyrning. Portföljstyrning pekar ut riktningen för verksamhetens utvecklingsarbete. Enskilda initiativ i verksamhetsplanerna kopplas här till den strategiska planeringen i kommunen. Syftet med portföljstyrningsarbetet är att ge ledningen vägledning i att fatta bra beslut om vilka utvecklingsinitiativ som bidrar till störst invånar- och verksamhetsnytta. En portföljbaserad hantering av utvecklingsinitiativ hjälper till att säkerställa enhetlighet, tydlig målstyrning, effektivitet i användning av resurser och optimerad nytta.

Portföljstyrningen ger oss också en översikt av utvecklingsinitiativ och hjälper oss att balansera portföljen mellan effektivisering – innovation och intern – extern nytta.

Steg 4: Utvärdering och analys

För att veta att de insatser som genomförs ger förväntade resultat behöver vi arbeta med mätning, utvärdering och analys av de områden som vi önskar förbättra. Genom att följa utvecklingsprocessen och utgå ifrån mål och uppdrag säkerställer vi ett tydligt syfte och vad vi ska uppnå för resultat för de prioriterade utvecklingsområdena. För att ett nyckeltal ska vara användbart ska det vara mätbart och visa på den effekt som vi vill uppnå. Nyckeltal ska vara enkla att förstå och verksamheten ska vara införstådd med att de finns, varför de finns, hur det mäts och varför man mäter mot dessa. Nyckeltalen hjälper oss att följa vår utveckling och ger underlag för styrning och lärande i vår organisation.

Utvärdering av verksamheten sker vid mars- del- och helåruppföljningar. Exempel på övergripande nyckeltal för att utvärdera innovation och utvecklingssatsningar är:

• Enklare. Har det blivit enklare för prioriterad målgrupp, (till exempel invånare, företagare, brukare, kund) att slutföra sitt ärende med Karlskrona kommun. Har insatsen lett till högre kundnöjdhet? Bättre överblick av serviceleveransen.
• Öppnare. Har insatsen lett till ökad öppenhet med prioriterad målgrupp. T.ex. ökad dialog och delaktighet, enklare att komma i kontakt med oss eller enklare att hitta information och data. Högre kvalitet i arbetsprocess och datakvalitet?
• Effektivare. Har insatsen lett till en snabbare ärendehantering, mindre administrationstid, färre telefonsamtal. Har vi kunnat avsluta ett gammalt IT system.