Den tekniska utvecklingen och digitaliseringen har lett till att mediesamhället förändras radikalt. Fler medborgare har möjlighet att engagera sig i olika frågor och har större tillgång till information än någonsin. Utvecklingen går snabbt och har krävt, och kräver fortfarande, en omställning hos många kommuner för att kunna möta mottagarens behov och förväntningar på snabb, tydlig och transparent information.

Utmaningar och möjligheter

Nya sätt att kommunicera

År 2020 har 98 procent av de svenska hushållen tillgång till internet och internetanvändandet är över 95 procent hos dem mellan 12-75 år. Den allt större tillgången till ny teknik och nya sätt att kommunicera skapar förutsättningar för kommunen att tänka än mer serviceinriktat. Samtidigt ställer det krav på kommunen att vara närvarande i olika kanaler och forum, och att synas på rätt plats på rätt sätt och det blir ännu viktigare med en struktur för informationsflöde, målgrupper och kanalval.

Flexibilitet och tydlighet i kommunikationen

Innehållsmässigt ställs det stora krav på kommunen när mottagaren förväntar sig snabb och transparant information. Bild och rörlig media tar mer och mer över efter textbaserat innehåll och kommunens information ska vara tillgänglig för alla. Samtidigt ska kommunen leva upp till lagstadgade krav på skydd av personuppgifter, diarieföring av allmänna handlingar samt gallring eller arkivering av ärenden, oavsett medium. 

Coronapandemin har visat på behovet av snabb och transparent information och kommunikation. Förutsättningar har kunnat ändras snabbt och det ställer krav på flexibilitet och tydlighet.

Så kan Karlskrona kommun arbeta för att möta nya krav på kommunikation 

Direktkommunikation blir allt viktigare 

En väl fungerande kommunikation ger medborgarna insyn och goda möjligheter att påverka. Det skapar en tydlig bild av Karlskrona och kommunens verksamheter och bidrar till att höja kvalitén på kommunens service. Bra bemötande och hög tillgänglighet är avgörande för hur andra uppfattar varumärket Karlskrona kommun.

Genom att jobba med dialog i realtid och att vara närvarande i digitala kanaler kan kommunens verksamheter jobba aktivt med direktkommunikation. 

Medborgarperspektivet fokus i all kommunikation 

Karlskrona kommun ska vara öppen, välkomnande och tillgänglig för alla invånare. Genom dialog, bra bemötande och kvalitativa tjänster skapar kommunen ett mervärde för kommuninvånare och besökare. Kommunens externa kommunikation bör uppmuntra till medverkan och dialog. Det är viktigt att måna om medborgarnas intresse och engagemang. 

Kommunikationsarbetet bör ha ett tydligt fokus på medborgaren, brukaren eller kunden. Innehållet ska vara relevant och anpassas till mottagarens krav och förutsättningar. En bra medborgardialog är ett exempel på ett sätt att komma närmare kommunens medborgare. Nyckeln i detta arbete är att kunna balansera delaktighet med kommunens kapacitet i att förverkliga invånarnas förväntningar.

Tillit och ansvar i kommunikationen 

Genom att berätta om kommunens arbete och vara tydliga med hur och varför vi agerar arbetar vi proaktivt och med medborgarens bästa i fokus. Kommunen bör synas på rätt sätt och på rätt plats för våra medborgare och medarbetare. Kommunikationen behöver vara tydlig och enkel att förstå. 

En väl fungerade organisation jobbar mot samma mål och gör samma prioriteringar. När alla medarbetare förmedlar samma budskap leder det till större tillit hos medborgarna och förväntningarna som finns på kommunen motsvarar bättre det som kommunen faktiskt kan tillhandahålla. 

Minska interna hinder för kunskapsöverföring i organisationen

Kommunens interna kommunikation ska underlätta arbetet, engagera, skapa samhörighet och stolthet hos medarbetarna. Kommunikationen ska bidra till att ge varje medarbetare förutsättning att vara ambassadör både för sin verksamhet och för kommunen i stort. 

Förändringskommunikation är en viktig faktor för kommunen som ska utveckla och uppmuntra interna arenor för att bättre bemöta kunskapsöverföringen och kraven från invånarna. Om kunskapsöverföring fungerar bra i organisationen ökar effektiviteten och flexibiliteten samt förmågan att reagera vid omställningar. 

Ledarskap handlar om kommunikation. Vi går från envägskommunikation till dialog. Led, engagera och skapa engagemang hos dina medarbetare. När alla medarbetare har tillgång till begriplig och aktuell information skapas delaktighet. Det leder till större engagemang och förmåga att fatta snabba, välinformerade beslut som gynnar medborgare och verksamheten. 

Medskick 

  • Hur kan Karlskrona kommun arbeta för att förbättra direktkontakten med medborgarna?
  • Hur kan kommunen hantera lagstadgade krav på skydd av personuppgifter, diarieföring av allmänna handlingar samt gallring eller arkivering av ärenden oavsett medium i samband med en snabb kommunikation?
  • Vilka kanaler är relevanta för att nå kommuninvånarna om ett år? Om tre år?

Till toppen