En offentlig upphandling genomförs med ett skriftligt förfarande. Detta innebär att kommunen måste presentera sina krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag skriftligt och leverantören måste presentera sitt anbud skriftligt.
Möjligheterna för kommunen att ändra i sitt förfrågningsunderlag eller för anbudsgivaren att ändra i sitt anbud är mycket begränsade. Det är därför viktigt att anbudsgivaren läser kommunens förfrågningsunderlag noggrant, eftersom det är den informationen som anbudsgivaren ska bygga sitt anbud på.
Det är vikigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras, då det inte är möjligt att komplettera anbudet i efterhand. Endast uppenbara felskrivningar får rättas till.
Anbudet måste ha inkommit till kommunen ett visst datum. Detta datum anges både i annonsen för upphandlingen och i förfrågningsunderlaget. Om anbudet kommer in för sent till kommunen förkastas anbudet, oavsett anledning till försening.
Sammanfattningsvis bör anbudsgivaren läsa förfrågningsunderlaget mycket noga, besvara alla frågor och krav som kommunen har ställt och se till att anbudet kommer in till kommunen i rätt tid. Det är inte möjligt att komplettera anbudet efter det att anbudstiden gått ut.